Checklist cần chuẩn bị khi thiết kế quán cà phê: Đừng mở quán khi chưa biết

Nhiều quán cà phê nhìn đẹp nhưng vẫn thất bại vì thiết kế sai công năng, chi phí đội và vận hành kém hiệu quả. Thiết kế quán cà phê không chỉ là làm cho đẹp, mà là giải bài toán kinh doanh ngay từ đầu. Thuê đơn vị thiết kế chuyên F&B giúp bạn tránh sai lầm tốn kém và đi đúng hướng.

Bài viết dưới đây, 5E Design sẽ giúp nhà đầu tư nắm rõ checklist cần chuẩn bị khi thiết kế quán cà phê, tránh sai lầm tốn kém và xây dựng không gian đúng công năng – dễ vận hành – hiệu quả kinh doanh ngay từ đầu.

Checklist cần chuẩn bị khi thiết kế quán cà phê

Xác định mô hình quán cà phê ngay từ đầu

Xác định mô hình quán cà phê ngay từ đầu là bước bắt buộc trước khi bắt tay vào thiết kế quán cà phê, bởi mỗi mô hình sẽ quyết định toàn bộ định hướng không gian và vận hành. Cụ thể, nhà đầu tư cần làm rõ:

• Mô hình kinh doanh: cà phê take-away, quán ngồi lâu, cà phê sân vườn hay quán theo trải nghiệm.
• Hành vi khách hàng: khách mua nhanh hay lưu lại lâu, đi một mình hay theo nhóm.
• Yêu cầu thiết kế tương ứng: diện tích quầy bar, số lượng chỗ ngồi, lối đi, ánh sáng và thời gian phục vụ.

Nếu không xác định rõ các yếu tố này, quán rất dễ rơi vào tình trạng thiết kế đẹp nhưng không phù hợp cách bán, dẫn đến phát sinh chi phí sửa chữa và hiệu quả kinh doanh kém.

Từ góc độ thiết kế F&B, việc xác định mô hình giúp chủ quán trả lời chính xác các câu hỏi quan trọng như bán nhanh hay giữ khách lâu, ưu tiên quầy pha chế hay không gian trải nghiệm, chi phí vận hành mỗi tháng sẽ ở mức nào.

Ví dụ: quán cà phê take-away chỉ cần diện tích nhỏ và thiết kế tập trung vào tốc độ phục vụ, trong khi quán ngồi lâu hoặc quán trải nghiệm cần không gian rộng, bố cục bàn ghế và cảm xúc không gian rõ ràng.

Chân dung khách hàng mục tiêu của quán

Mỗi nhóm khách hàng sẽ có hành vi, nhu cầu và kỳ vọng rất khác nhau, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến cách thiết kế quán cà phê cần chuẩn gì về diện tích, công năng và trải nghiệm. Chủ quán cần làm rõ ngay từ đầu các yếu tố sau:

• Độ tuổi & lối sống: sinh viên – dân văn phòng – gia đình – khách du lịch
• Mục đích đến quán: làm việc, gặp gỡ, thư giãn, check-in hay mua nhanh mang đi
• Thời gian lưu lại: 5–10 phút (take-away) hay 1–3 giờ (ngồi lâu, làm việc)

Ngân sách đầu tư thực tế cho thiết kế quán cà phê

Về bản chất, ngân sách cho quán cà phê thường gồm 4 nhóm chính: chi phí thiết kế, chi phí thi công hoàn thiện, chi phí trang thiết bị – nội thất và chi phí dự phòng. Ở góc độ thực tế, chi phí thiết kế quán cà phê thường chỉ chiếm khoảng 5–10% tổng mức đầu tư, nhưng lại ảnh hưởng đến hơn 80% hiệu quả sử dụng không gian và vận hành về sau. Nếu ngân sách hạn chế, thiết kế cần ưu tiên công năng, luồng vận hành và vật liệu phù hợp, thay vì chạy theo các chi tiết trang trí đắt tiền nhưng không tạo ra giá trị kinh doanh.

Kiểm tra hiện trạng mặt bằng

Trước khi triển khai thiết kế quán cà phê, việc khảo sát và kiểm tra hiện trạng mặt bằng là bước không thể bỏ qua, vì nó quyết định mức độ khả thi của toàn bộ phương án thiết kế. Chủ quán cần nắm rõ diện tích thực tế, hình dáng mặt bằng, vị trí cột – dầm – trần, cũng như tình trạng sàn, tường, mái để tránh các phương án “đẹp trên bản vẽ nhưng khó thi công ngoài thực tế”. Nếu bỏ qua bước này, rất dễ phát sinh chi phí do phải điều chỉnh thiết kế hoặc xử lý kỹ thuật sau khi thi công đã bắt đầu.

Ở góc độ vận hành, kiểm tra hiện trạng còn bao gồm hệ thống điện, nước, thoát sàn, thông gió và khả năng cải tạo của mặt bằng. Ví dụ, quán cà phê cần công suất điện lớn cho máy pha, máy xay, điều hòa; hệ thống thoát nước phải phù hợp cho khu pha chế và vệ sinh; trần thấp hoặc mặt bằng cũ có thể hạn chế phong cách thiết kế.

Công năng bắt buộc khi thiết kế quán cà phê

Trong thiết kế quán cà phê, công năng là yếu tố quyết định quán có vận hành trơn tru và tạo doanh thu ổn định hay không, chứ không chỉ dừng lại ở yếu tố thẩm mỹ. Vì vậy, ngay từ đầu, chủ quán cần đảm bảo các khu chức năng bắt buộc sau được bố trí hợp lý và phù hợp với mô hình kinh doanh.

• Khu quầy bar & pha chế: là “trái tim” của quán, cần được thiết kế theo quy trình một chiều (nhận order – pha chế – trả đồ) để tối ưu tốc độ phục vụ và hạn chế va chạm giữa nhân viên.
• Khu vực chỗ ngồi khách: bố trí linh hoạt theo nhóm khách mục tiêu, đảm bảo lối đi thoải mái, khoảng cách bàn ghế hợp lý để khách ngồi lâu vẫn dễ chịu.
• Khu phụ trợ bắt buộc: kho lưu trữ, khu rửa, WC và khu kỹ thuật (điện – nước – điều hòa) phải được tính toán ngay từ giai đoạn thiết kế để tránh thiếu hụt khi đi vào vận hành.

Lựa chọn phong cách thiết kế quán cà phê phù hợp

Khách hàng hiện nay đến quán cà phê không chỉ để uống nhanh, mà để tìm một không gian giúp họ làm việc, thư giãn và cân bằng cảm xúc giữa nhịp sống đô thị căng thẳng. Gen Z và Millennials đặc biệt quan tâm đến sức khỏe tinh thần, tính bền vững và bản sắc thương hiệu. Vì vậy, thiết kế quán cà phê 2026 đang dịch chuyển từ trang trí hình thức sang tạo trải nghiệm cảm xúc và giá trị sử dụng lâu dài.

Các phong cách thiết kế quán cà phê xu hướng 2026:

• Biophilic & Eco Design (thiết kế xanh – bền vững): tích hợp cây xanh, ánh sáng tự nhiên, vật liệu thân thiện môi trường, tạo cảm giác thư giãn và dễ ngồi lâu.
• Minimalist ấm áp (Warm Minimalism): tối giản hình khối nhưng dùng tone màu đất, gỗ, ánh sáng mềm – phù hợp khách làm việc và khách ngồi dài giờ.
• Wellness Café – không gian chữa lành: thiết kế hướng đến sự yên tĩnh, cân bằng tinh thần, giảm stress, phù hợp xu hướng sống chậm.
• Phong cách mang bản sắc thương hiệu riêng: không chạy theo trend đại trà, tập trung kể câu chuyện thương hiệu để tạo sự khác biệt và tăng tỷ lệ quay lại.

Thiết kế vận hành (Điểm khác biệt so với đối thủ)

Thiết kế vận hành là yếu tố giúp quán cà phê khác biệt thực sự so với đối thủ, không nằm ở hình thức mà ở cách không gian hỗ trợ bán hàng và vận hành mỗi ngày. Một layout chuẩn sẽ rút ngắn lối di chuyển của nhân sự, tối ưu quầy pha chế – order – trả nước, giảm ùn tắc giờ cao điểm và tăng tốc độ phục vụ, từ đó tăng doanh thu trên cùng diện tích.

Khác với các quán chỉ “đẹp để chụp hình”, thiết kế vận hành tập trung vào:

• Bố trí công năng theo hành vi khách: vào – gọi món – chờ – ngồi – rời quán mạch lạc
• Tối ưu chi phí nhân sự nhờ quy trình gọn, ít điểm nghẽn
• Dễ nhân bản mô hình khi mở chi nhánh, tạo lợi thế dài hạn trước đối thủ cùng phân khúc

Làm việc với đơn vị thiết kế quán cà phê

Làm việc với đơn vị thiết kế quán cà phê chuyên về F B giúp nhà đầu tư tránh các sai lầm tốn kém như bố trí công năng sai, chọn phong cách không đúng khách hàng mục tiêu hoặc thiết kế đẹp nhưng khó vận hành. Một đơn vị có kinh nghiệm thực chiến sẽ đồng hành từ định hình mô hình kinh doanh, tối ưu mặt bằng, kiểm soát ngân sách đến giải pháp thiết kế hỗ trợ doanh thu lâu dài.

5E Design là đơn vị chuyên thiết kế và tư vấn quán cà phê theo tư duy vận hành thực tế, tập trung vào hiệu quả kinh doanh thay vì hình thức. Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán cà phê và cần định hướng đúng ngay từ đầu, hãy liên hệ hotline 0973 435 799 Mr. Nam để được 5E Design tư vấn trực tiếp và xây dựng giải pháp thiết kế phù hợp mô hình của bạn.