Nhiều quán cà phê được thiết kế rất đẹp nhưng sau khi vận hành lại không đủ doanh thu bù chi phí. Nguyên nhân không nằm ở thị trường hay đồ uống, mà đến từ những chi phí ẩn khi thiết kế quán cà phê khiến chi phí thiết kế quán cafe và vận hành âm thầm đội lên. Trong bài viết này, 5E Design sẽ chỉ ra các chi phí ẩn phổ biến và cách thiết kế thi công đúng ngay từ đầu để quán đẹp nhưng vẫn có lãi.
4 chi phí ẩn khi thiết kế quán cà phê: Biết sớm để tránh mất tiền oan
Chi phí phát sinh do thiết kế quán cà phê thiếu khảo sát và phân tích mặt bằng
Trong thực tế, nhiều phương án thiết kế quán cà phê được triển khai khi chưa khảo sát kỹ hiện trạng mặt bằng, dẫn đến sai lệch giữa bản vẽ và thi công. Các yếu tố như cao độ sàn, kết cấu trần – dầm – cột, hệ thống điện nước hiện hữu thường không được phân tích đầy đủ ngay từ đầu. Khi bước vào thi công, những sai lệch này buộc phải chỉnh sửa thiết kế hoặc thay đổi giải pháp kỹ thuật.
Việc thiếu khảo sát và phân tích mặt bằng còn kéo theo nhiều hệ lụy trong quá trình vận hành quán cà phê. Không gian có thể bị nóng, bí, bố trí công năng kém hiệu quả hoặc không đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng thực tế. Chủ quán phải tiếp tục đầu tư thêm để khắc phục, từ cải tạo lại không gian đến nâng cấp hệ thống kỹ thuật. Những khoản chi này thường không được tính trước, nhưng lại âm thầm làm tổng chi phí đầu tư tăng cao theo thời gian.
Chi phí vận hành tăng cao do thiết kế quán cà phê sai công năng
Quầy bar quán cafe, khu pha chế, kho, khu rửa và lối di chuyển nhân viên không được tính toán theo luồng làm việc khiến thao tác chồng chéo, mất thời gian và dễ xảy ra sai sót. Khi vận hành, quán buộc phải tăng thêm nhân sự để bù cho sự bất hợp lý của không gian.
Thiết kế quán cà phê sai công năng còn ảnh hưởng lâu dài đến hiệu quả kinh doanh. Nhân viên làm việc mệt mỏi, tốc độ phục vụ chậm, trải nghiệm khách hàng giảm sút và khó tối ưu doanh thu giờ cao điểm. Chủ quán thường chỉ nhận ra vấn đề sau một thời gian vận hành, khi chi phí thiết kế quán cafe ban đầu tưởng như tiết kiệm lại dẫn đến chi phí nhân sự và quản lý tăng đều mỗi tháng.
Chi phí thiết kế quán cafe đội lên vì chọn vật liệu đẹp nhưng không phù hợp
Nhiều vật liệu khi lên phối cảnh trông ấn tượng, nhưng thực tế lại dễ trầy xước, thấm nước, khó vệ sinh hoặc nhanh xuống cấp khi tiếp xúc liên tục với độ ẩm, nhiệt và tần suất sử dụng cao. Khi đưa vào thi công, các hạng mục này thường phải gia cố, thay đổi cấu tạo hoặc xử lý bổ sung, khiến chi phí thiết kế quán cafe và chi phí thi công tăng lên ngoài dự kiến.
Về lâu dài, vật liệu không phù hợp còn tạo ra gánh nặng chi phí trong quá trình vận hành.
Chi phí mất doanh thu do thiết kế quán cà phê không tạo trải nghiệm giữ khách
Nhiều phương án thiết kế quán cà phê tập trung mạnh vào hình ảnh chụp đẹp nhưng lại thiếu tính toán về trải nghiệm sử dụng thực tế của khách hàng. Không gian ngồi thiếu thoải mái, ánh sáng gây chói hoặc quá tối, âm thanh vang ồn, bố trí ổ cắm, bàn ghế bất tiện khiến khách khó ở lại lâu. Dù quán có đông khách trong giai đoạn đầu, thời gian lưu trú ngắn và tỷ lệ quay lại thấp khiến doanh thu không đạt kỳ vọng.
Khi thiết kế quán cà phê không tạo được trải nghiệm giữ chân khách, chủ quán thường phải bù đắp bằng các giải pháp tốn kém khác như khuyến mãi liên tục, tăng chi phí marketing hoặc cải tạo lại không gian.
>>>Xem thêm: Thiết kế quán cà phê phong cách minimalism giúp giảm chi phí
Vì sao nhiều đơn vị thiết kế quán cà phê không giải quyết được các chi phí ẩn này?
- Thiết kế quán cà phê chỉ tập trung vào thẩm mỹ: Nhiều đơn vị ưu tiên hình ảnh đẹp mà bỏ qua bài toán vận hành và kinh doanh, khiến chi phí phát sinh khi quán đi vào hoạt động thực tế.
- Thiếu phân tích mô hình kinh doanh ngay từ đầu: Thiết kế không dựa trên tệp khách hàng, quy mô phục vụ và công suất vận hành dẫn đến bố trí không gian kém hiệu quả.
- Không khảo sát và phân tích mặt bằng đủ sâu: Việc bỏ sót cao độ, kết cấu, hệ thống kỹ thuật hiện hữu khiến thiết kế không phù hợp thi công và phát sinh chi phí sửa đổi.
- Hồ sơ kỹ thuật thiết kế quán cà phê thiếu chi tiết: Bản vẽ không đủ rõ ràng khiến thi công phải xử lý linh hoạt tại công trường, kéo theo chi phí ngoài dự toán.
- Lựa chọn vật liệu theo cảm tính, không theo thực tế vận hành: Vật liệu đẹp nhưng không bền làm chi phí thiết kế quán cafe và chi phí bảo trì tăng cao theo thời gian.
- Thiết kế tách rời thi công và vận hành: Khi thiết kế không gắn với quá trình thi công thực tế, các chi phí ẩn chỉ xuất hiện sau khi quán đã đi vào hoạt động.
- Không chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh sau thiết kế: Đơn vị thiết kế chỉ hoàn thành bản vẽ mà không quan tâm đến doanh thu và chi phí vận hành của quán.
Thiết kế thi công quán cafe trọn gói tại 5E Design – Giải pháp tránh chi phí ẩn
Thiết kế thi công quán cafe trọn gói tại 5E Design được triển khai bắt đầu từ nghiên cứu thị trường và hành vi khách hàng mục tiêu, thay vì đi thẳng vào hình thức không gian. Mỗi dự án đều được phân tích khu vực, phân khúc khách, mức chi tiêu và mô hình kinh doanh để xác định concept phù hợp ngay từ đầu.
Trên nền tảng đó, 5E xây dựng định vị thương hiệu, bộ nhận diện và câu chuyện thương hiệu, đảm bảo không gian nội thất đồng nhất với chiến lược kinh doanh và trải nghiệm khách hàng mong muốn.
Song song với thiết kế, 5E Design am hiểu sâu về dây chuyền vận hành F&B và quy trình setup thực tế. Layout bar, bếp và khu phục vụ được tổ chức khoa học để tối ưu hiệu suất và dễ vận hành. Toàn bộ concept, nhận diện và tiêu chuẩn không gian được đóng gói thành Brand Kit, giúp triển khai thi công chính xác và dễ dàng nhân bản cho các cơ sở tiếp theo mà không phát sinh chi phí thiết kế lại.
>>>Xem thêm: Thiết kế quán cafe hiện đại hòa quyện nét truyền thống cho Thila Bistro & Café Đà Nẵng
Thiết kế quán cà phê hiệu quả không chỉ dừng ở thẩm mỹ mà cần được xây dựng trên nền tảng nghiên cứu, vận hành và chiến lược thương hiệu rõ ràng. 5E Design là đơn vị thiết kế – thi công quán cafe trọn gói, đồng hành từ định hướng kinh doanh đến triển khai thực tế, giúp kiểm soát chi phí và phát triển bền vững. Liên hệ hotline 0973 435 799 ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và xây dựng giải pháp phù hợp nhất cho mô hình quán cà phê của bạn.
*Hình ảnh tổng hợp từ nhiều nguồn, vui lòng liên hệ nếu cần gỡ hình ảnh liên quan đến bản quyền thiết kế
